Al in de periode van de Landelijke Werkgroep Heem- en Natuurtuinen (oktober 1990 – september 1993), hadden wij de verantwoordelijkheid voor het secretariaat van de Werkgroep op ons genomen. We leerden in die periode goed omgaan met de computer (zo’n kleine Apple Classic) en een laserprinter. Daarmee konden we bijvoorbeeld al een eenvoudig tijdschrift maken en kwam de abonnee-administratie op gang.
Ook de eerste Oasegids werd in die periode vanuit ons Zuidbroekse woonkamer-secretariaat geschreven en verkocht. Vanaf de presentatie van die eerste gids begon de organisatie van een- en meerdaagse bijeenkomsten. De eerste drie Oase weekends (in Haarlem e.o., Gent e.o. en Amstelveen), vonden al ruim voor de officiële oprichting van Stichting Oase plaats. De organisatie hiervan, de uitnodigingen, het bedenken en uitvoeren van het programma etc. beschouwden we dus toen al, net als het maken van een tijdschrift en een gids, als secretariaatswerk.
Na de oprichting van Stichting Oase was het voor ons vanzelfsprekend dat we hiermee door zouden gaan. Het bestuur zou als ‘klankschaal’ gaan werken en ons daarmee op een heel vrije manier ondersteunen. Dat werkte voor ons, maar ook voor de bestuursleden, vanaf dat moment heel goed.
Soms vroegen mensen ons wat we nu eigenlijk zo de hele dag deden als ‘secretariaat’. Zij zagen alleen het tijdschrift, en dat kon toch niet zoveel tijd kosten… Wij moesten vroeger zelf ook eerlijk gezegd altijd een beetje glimlachen als mensen hun vele werk ‘achter de schermen’ naar voren brachten. Dus we snapten die vraag best. Het secretariaatswerk is inderdaad veelal onzichtbaar voor niet direct betrokkenen. Gelukkig hielden we vanaf augustus 1991 een logboek bij, waar we in het begin beiden regelmatig in schreven (later deed vooral Willy dat heel consequent), waardoor we een goed beeld hebben hoe het secretariaatswerk zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld.
Communicatie – met alle middelen?
Opvallend is vooral de hoeveelheid tijd die we al die jaren besteedden aan communicatie. In het begin nog per brief en telefoon of – toch ook nog regelmatig, zeker na onze verhuizing naar het veel centraler gelegen Beuningen – in levende lijve. Later kwam daar nog korte tijd de fax bij. De belangrijkste brieven verzamelden we in brievenordners. De faxen die we bewaard hebben zijn inmiddels (vanwege de slechte kwaliteit van het faxpapier) totaal verbleekt en onleesbaar geworden. De telefoon was in die periode een heel belangrijk en zeer veel gebruikt medium. Omdat er in de eerste jaren nog geen sprake was van welke vorm van mobiele telefonie dan ook, moest er altijd iemand in de informatiewinkel aanwezig zijn, omdat we graag goed bereikbaar wilden zijn. We waren heel blij toen na enige tijd de vaste telefoon niet meer aan een vast snoer zat, maar we er ook, tot in de uithoeken van de tuin, mee naar buiten konden!
Met alle bestuurders en leden van de redactieraad onderhielden we regelmatig telefonisch contact, maar nog vaker belden ons mensen die advies vroegen voor hun natuurrijke tuin en/of een abonnement op Oase of een of meer Oasegidsen bestelden.
In de loop der jaren werd het telefoneren weliswaar gemakkelijker, maar gebeurde dat veel minder. Email kwam er als belangrijkste communicatiemiddel voor in de plaats. Ook dat was in eerste instantie een bevrijding: je kon even wat langer nadenken om de vragen waarmee mensen kwamen zo goed mogelijk te beantwoorden. Maar al snel werd ook dit medium een last: te veel mails, die beantwoord moesten worden, vooral als we een paar dagen weg waren geweest! We waren er vele uren per dag mee bezig. Dat was voor ons de belangrijkste reden helemaal niet te willen beginnen aan social media, zoals Facebook en Twitter. We zaten inmiddels, ook doordat we verschillende websites hadden laten maken, toch al meer dan genoeg achter een scherm!
Organisatie van activiteiten
Een van de leukste onderdelen van ons secretariaatswerk vonden we het organiseren van activiteiten: een- en meerdaagse excursies naar natuurrijke tuinen en natuurgebieden, studiedagen, symposia, workshops, cursussen en uiteindelijk zelfs een hele opleiding. In het begin voor het hele, inmiddels vanuit het tijdschrift ontstane netwerk, maar later steeds meer voor een deel van het netwerk -Wilde Weelde, Vakgroep Heemtuinbeheer of Springzaad- in elk geval zo lang dat nog geen zelfstandige organisaties waren.
We besteedden altijd veel tijd aan de voorbereiding van activiteiten. Gingen zeker altijd zelf van te voren kijken en we bedachten en bespraken met de mensen ter plekke gezamenlijk het programma. Die mensen hadden natuurlijk meer dan wij zicht op wat er (nog meer) mogelijk was in de omgeving waar zij thuis waren. Kenden bijvoorbeeld een goede eetplek, of een tuin in de buurt die zeker ook de moeite waard zou zijn. Die voorbereidende reisjes namen veel tijd in beslag, maar waren altijd meer dan de moeite waard: het verhoogde ongetwijfeld de kwaliteit van deze activiteiten aanzienlijk.
Als het programma vast stond en er een prijs bepaald was (iets meer dan kostendekkend om niet in de rode cijfers te komen), dan konden we gaan uitnodigen. Via Oase en/of de nieuwsbrieven van de netwerkgroepen. De aanmeldingen moesten dan verder worden verwerkt, deelnemerslijsten gemaakt en programma’s worden toegestuurd. Na afloop namen we de tijd om de activiteit te evalueren, ook naar aanleiding van de reacties van de deelnemers. Van een flink aantal activiteiten maakten we naderhand mooie fotoboeken.
Publicaties bedenken en maken
Soms leek het secretariaat van Stichting Oase op een kleine uitgeverij. Veel van het werk aan het tijdschrift deden we in de informatiewinkel: auteurs benaderen en begeleiden, teksten uittypen (!) en redigeren, foto’s zoeken (en in het begin nog rasteren), de vormgeving verzorgen, en – als de dozen vol Oases terug waren van de drukkerij in Sittard, dan plakten we de etiketten op de enveloppen en brachten we de Oases naar het postkantoor. We hebben jarenlang een heel goed beeld gehad van onze abonnees, we zagen hun namen en adressen immers ieder seizoen voorbijkomen bij het plakken van de adresstickers. We vonden dat, juist ook doordat we veel abonnees en hun vaak bijzondere tuinen persoonlijk hadden leren kennen, best leuk werk. We kwamen bij het plakken soms ook op ideëen voor volgende edities. “Zullen we haar of hem eens vragen voor een artikel?” Van andere publicaties namen we wel de uitgeversrol op ons, maar daar lieten we de vormgeving en druk aan professionals over.
Zeker vanaf het moment dat de Oasetuin vorm begon te krijgen, gaven we ook regelmatig interviews. De artikelen die dat opleverde werden natuurlijk ook netjes bewaard.
Organisatie van het werk
Rondom de jaarwisseling maakten we ieder jaar een jaarverslag van het afgelopen jaar en een werkplan voor het komende jaar. Die verstuurden we naar de bestuurders en we bespraken deze documenten met hen op de jaarlijkse lentebijeenkomt van het stichtingsbestuur. Behalve het logboek, waren ook onze weekplannen een belangrijke bron om snel en behoorlijk volledig een jaarverslag te kunnen maken. Het weekplan bestond uit een dubbelzijdig A4-tje, met een weekagenda, en een beschrijving per werkthema van de voorgenomen activiteiten. Een keer per week evalueerden we en wat niet gebeurd was ging naar het weekplan van de volgende week, en er kwamen ook iedere week weer nieuwe activiteiten bij. Regelmatig bekeken we het werkplan van dat jaar. Zo misten we niets en kregen we een goed beeld van de activiteiten die snel uitgevoerd konden worden en die waar we meer tijd voor nodig hadden. Deze kennis kwam ons van pas bij het aanvragen van subsidie voor projecten en programma’s bij het Ministerie van LNV en bij fondsen, waarmee we niet alleen die projecten konden uitvoeren, maar ook ons andere (onbetaalde) werk konden doen.
Begeleiding van vrijwilligers, stagiaires en andere tijdelijke medewerkers
In de Beuningse periode hebben we vrijwel altijd hulp gehad van vrijwilligers en soms ook van tijdelijke medewerkers die we via een werkgelegenheidsregeling voor hun werk konden vergoeden. Dat gold vooral voor het werk in de Oasetuin en bij de bouw van het lemen paviljoen. De begeleiding en verzorging (koffie/thee/lunch etc.) hoorde natuurlijk ook bij onze werkzaamheden. Dat was, vooral bij de bouwwerkzaamheden voor het lemen paviljoen, een serieuze taak.
Te meer daar een aantal van hen veganist was (toen nog een tamelijk zeldzaam verschijnsel) en we daar uiteraard rekening mee wilden houden. Stagiaires kregen we van diverse MBO- en HBO-opleidingen. Stichting Oase was, na een gesprek met de betreffende verantwoordelijke medewerker, benoemd tot erkende stageplek.
Ontvangen van bezoekers
Vanaf het moment dat de Oasetuin de moeite van een bezoek waard werd en er artikelen gingen verschijnen in diverse (vak)tijdschriften en kranten, kwamen er zowel individueel als in groepjes mensen op bezoek. Behalve een rondleiding konden ze ook altijd rekenen op een ontvangst met koffie, thee en wat lekkers. In de informatiewinkel was veel te bekijken en er konden ook boeken en kaarten gekocht worden. Individuele bezoekers kwamen vaak voor adviesgesprekken. Het ging daarbij niet alleen om (her)inrichting van tuinen, maar bijvoorbeeld ook om beroepskeuze / heroriëntatie en na- en bijscholingsmogelijkheden. Het was heel bevredigend als we er in slaagden mensen te helpen een nieuw perspectief te vinden in de sfeer van het natuurrijke tuinieren. In latere jaren kwamen er ook wel groepjes van onderwijzers/ouders die hun schoolplein natuurrijker in wilden richten. Wij kregen daardoor goed inzicht in de behoeften vanuit de doelgroep en konden hen vaak verder helpen met behulp van een wandeling door de Oasetuin en/of het laten zien van boeken en door ons zelf gemaakte foto’s en dia’s op schoolpleinen die al vergroend waren.
Tenslotte: Oase secretariaat op Texel
Na onze verhuizing naar Texel (eind februari 2009) veranderde het karakter van ons secretariaatswerk aanzienlijk. Door het wegvallen van het vele werk aan het tijdschrift en de Oasetuin en het feit dat we op Texel natuurlijk veel minder centraal zaten en geen informatiewinkel ter beschikking hadden, werd het werk steeds digitaler. Gelukkig konden we dat compenseren door te wandelen en fietsen in de Texelse natuurgebieden, graag ook samen met de mensen die de moeite hadden genomen ons ‘helemaal op Texel’ te komen bezoeken. Advisering tijdens een wandeling langs de Horsmeertjes bleek een heel fijne methode om, gebruik makend van alles wat de natuur te bieden heeft, met elkaar uit te wisselen.
Na de verhuizing van de Oase bibliotheek naar Cruydt-hoeck in 2021, is het archief nu nog het laatste zichtbare uitvloeisel van ons secretariaatswerk. Met deze website hopen we tenminste een deel van de relevante documenten een plekje te geven op het wereld wijde web. We zien het als een mooie afsluiting van het secretariaatswerk dat wij vanaf de oprichting van de Landelijke Werkgroep Heem- en Natuurtuinen in oktober 1990 hebben mogen doen.
